【特許取得】電話対応が劇的に変わる！「ミライAI」の具体的な取次ぎフローを徹底解説
働き方の多様化が進み、多くの企業がDXを推進する一方で、オフィスにおける「電話対応」は、長年アナログな運用が放置されてきました。 代表電話への対応で、「自分の業務が中断される」「誰宛てか分からない営業電話が多くて疲弊している」といった悩みはありませんか？ 特に営業電話や取次ぎ業務は、改善すべき大きな課題です。 本コラムでは、代表電話AIの「ミライAI」が持つ特許技術、「具体的な電話取次ぎフロー」と、業務効率をさらに上げる「便利な機能」についてわかりやすく解説します。
目次
【基本編】ミライAIの代表電話取次ぎフロー（3ステップ）
ミライAIの最大の特徴は、単なる自動応答ではない点にあります。ミライAIが顧客と担当者の間に入り、スムーズに取り次ぐ基本の動作を解説します。
- AIが自動応答して要件をヒアリング
代表電話などに着信があると、まずはミライAIが応答します。AIが相手の「会社名」「氏名」「誰宛ての電話か」を音声認識でヒアリングします。 - AIが担当者へ確認
AIが担当者のスマホやPCのアプリに発信し、「〇〇さんからお電話です。つなぎますか？」と確認を行います。 - 担当者の状況に合わせて対応
・電話に出られる場合：AIがそのまま通話を転送し、相手と会話が始まります。
・電話に出られないまたは無応答の場合：AIが相手との通話に戻り、用件と折り返し先を聞き取り、会話内容を文字起こししてチャットやメールで担当者へ通知します。
このフローにより、不要な営業電話に時間を奪われることなく、必要な電話だけを担当者へ繋ぐことが可能になります。
【応用編】こんな時はどうなる？シーン別の対応フロー
実際のビジネス現場では、名指しでない電話やイレギュラーなケースも多々発生します。そのような場面でのAIの挙動を解説します。
ケース1：名指しのない「営業電話」の場合（営業電話抑止）
「採用担当者をお願いします」など名前の指定がない場合、AIが折り返し対応とし、従業員には直接電話を繋ぎません。（設定により、一斉に呼び出すことも可能です。）
折り返し対応で聞き取った情報は、チャットやメールで指定のグループやメーリングリストに送信されます。
これにより、不要な営業電話から従業員を守り、コア業務への集中を維持します。
ケース2：社内に「同姓同名」がいる場合
「田中さんをお願いします」と言われた際、社内に複数の田中さんがいる場合でも、AIが「部署などの特徴」を追加で確認し、正確な担当者を判別して取次ぎます。
ケース3：営業時間外や休日の場合
営業時間設定により、時間外専用のアナウンスや「折り返し受付フロー」に自動で切り替えることが可能です。
24時間365日、AIが漏れなく対応します。
【活用術①】アプリの「ステータス変更」でスムーズな折り返し対応
ミライAIをさらに便利にするのが、専用アプリの「ステータス」機能です。
会議中や外出中など、あらかじめ電話に出られないことがわかっている場合は、アプリから自分のステータス（状況）を変更しておきます。
ステータスを変更しておくことで、以下のようにフローが変化します。
- 取り次ぎ確認をスキップ
ステータスが「着信可」以外（不在・会議中など）の場合、電話がかかってきてもAIから担当者へ「つなぎますか？」という確認は行いません。会議中に着信音が鳴ることもありません。 - AIが自動で折り返し受付
AIがステータスから「○○は会議中です。」などを自動判別し、相手の用件と連絡先を聞き取って、そのまま折り返しの受付を完了します。
ステータス変更機能で、会議中にスマホの通知が鳴る煩わしさがなくなり、後からテキスト化された要件を確認して、自分のタイミングで折り返し対応ができるようになります。
【活用術②】「社外名簿」を活用した発信者別の自動振り分け
ミライAIの「社外名簿（Web共有電話帳）」機能を活用すれば、特定の相手に対して特別なフローを設定することも可能です。
あらかじめ取引先や迷惑電話などの電話番号を登録しておくことで、AIのヒアリングフローを介さず、以下のようなアクションを実行できます。
- AIを介さず担当者へ「直通」で繋げる
重要顧客や頻繁にやり取りをする関係者の番号を設定しておけば、AIのヒアリングをスキップし、ダイレクトに担当者の端末を鳴らすことができます。大切な相手をお待たせしません。 - 「着信拒否」にする
何度もかかってくる迷惑電話や、強引な営業電話の番号を設定しておけば、AIすら応答させずに着信をブロックできます。無駄なシステム稼働や通知を防ぎ、業務に集中できる環境を守ります。
まとめ：ミライAIで、自社に最適な電話対応を
ミライAIは、単に「AIが代わりに電話に出る」だけのシステムではありません。
特許取得の基本フローに加え、アプリのステータス機能や社外名簿を組み合わせることで、自社の働き方や担当者の状況にフィットした、柔軟かつ無駄のない取次ぎフローを構築できます。
「電話対応の負担を減らし、本来のコア業務に集中したい」とお考えの方は、ぜひミライAIの導入をご検討ください。まずは30日間の無料デモで、実際の動きをご体験いただけます。