必要な電話だけを人につなぐ｜AI電話で「本来の業務に集中できる」体制へ

「電話が鳴るたびに作業の手が止まる」「出てみたら、また営業電話だった」。

代表電話を受ける総務・事務にとってこうした着信の問題点になるのは、通話時間だけではありません。

発信者や用件を確認し、担当者へつなぐか判断する。そのたびに本来の業務が中断されて集中力が切れれば、電話1本あたりの対応は短くても積み重なる負担は小さくありません。

そこで役立つのが、AI電話です。AI電話を活用すれば、人が電話に出る前にAIが一次受付を担当できます。必要な電話は人へ取り次ぎ、それ以外は折り返し受付や終話へ分けることで、代表電話による業務中断を減らせるのです。

この記事では、「自動仕分けの流れ」「業務中断を減らせる理由」「必要な電話を受け止めるルール」と、代表電話AI「ミライAI」の機能について解説します。

この記事でわかること

・自動仕分けによって減らせる総務・事務の業務
・新規問い合わせなど、必要な電話を受け止めるためのルール
・ミライAIで実現できる受電・取次ぎ・通知の流れ

営業電話・迷惑電話は「人が出て見極める」前に仕分ける

総務担当Aさん「営業電話なら、出てから手短に断れば十分ではないでしょうか？」

ミライAI編集部「断る時間だけでなく、電話に出て用件を聞き、取次ぎを判断する間も本来の業務は止まります。中断を減らすには、人が出る前にAIが一次受付する設計が有効です」

電話対応の効率を見るときは、通話時間だけでなく「社員が直接出る本数」を減らせるかがポイントです。

電話に出てから断る運用では業務が中断してしまう

営業電話を短時間で断れたとしても、一度電話に出れば作業は中断します。会社名や用件を聞き、担当者へつなぐべきか考える時間も必要です。さらに、必要に応じて通話内容をメモしたり、担当者へ共有したりする場面もあります。

実際、AI電話の「ミライAI」を導入している深山農園様の着信データ（168件）が、株式会社ソフツーから公開されています。そのうち111件（66.1％）は、業務とは関係のない営業・迷惑電話や自動音声の案内でした。一方、取引先からの重要な着信は57件（33.9％）です。

つまり、必要な電話を受けるためにすべての着信へ人が対応すると、不要な電話にも同じように時間を使うことになります。また、総務や管理部門では、電話に気づきやすい人や、応対に慣れた人へ負担が偏りがちです。担当者が席を外しにくくなり、外出やテレワークの妨げになる場合もあります。

引用元：株式会社ソフツー「【日本農業新聞掲載】着信の3分の2が営業電話？深山農園様のリアルなAI活用事例」「全体の66.1％（111件）が業務とは関係がない営業・迷惑電話、自動音声の案内」「全体の33.9％（57件）は取引先からの注文や在庫確認、配送連絡などの『意味のある重要な着信』」2026年1月31日～2026年4月28日。

AI電話は「つなぐ・残す・終わらせる」を自動で仕分ける

AI電話では、すべての電話を一律に遮断するのではなく、電話の種類に応じて対応を変えられます。たとえば担当者を指名した既存顧客からの電話はそのまま取り次ぎ、新規問い合わせなら会社名・用件・連絡先を記録して担当者から折り返すといった運用もできます。

取次ぎ不要の営業電話はAIが用件を聞き、通話内容をテキスト化してメールやチャットへ通知します。人が電話に出なくても内容を確認でき、伝言メモを作る手間も省けます。

対応	従来の代表電話	AI電話
一次受付	社員が電話に出る	AIが一次受付する
用件確認	社員が用件を聞く	AIが会社名・氏名・用件を確認する
取次ぎ判断	社員が判断する	設定したルールに沿って分岐する
営業・迷惑電話	社員が断る	AIが用件を確認し折り返し対応を行う（登録済みの迷惑電話は着信拒否）
内容共有	必要に応じてメモを残す	内容を自動でテキスト化・通知する

重要なのは、AIに「営業電話かどうか」を漠然と判断させることではありません。確認する情報と、その後の対応ルールをあらかじめ決めておくことが、自動仕分けの基本です。

AI電話は「確認・照合・分岐・共有」の4ステップで仕分ける

AI電話による仕分けは、大きく「確認」「照合」「分岐」「共有」の4ステップで考えるとわかりやすくなります。発信者から情報を聞き、名簿や設定ルールと照らし合わせ、決めておいた対応へ分けるのが基本です。

1.発信者と用件を会話で確認する

最初にAIが発信者と会話し、仕分けに必要な情報を聞き取ります。聞き取る項目は、代表電話の運用や問い合わせの種類に合わせて設計します。以下が聞き取る項目の例です。

・会社名と氏名
・連絡を取りたい担当者名や部署名
・電話の用件
・折り返し先の電話番号
・必要に応じてサービス名や問い合わせ内容

プッシュ式のIVRは、「営業部は1番…」のように番号を選んでもらう仕組みです。AI電話の中には、「○○さんをお願いします」「△△について問い合わせたい」と話された担当者名や用件をもとに会話を進められるサービスもあります。選択肢が多い代表電話でも、かけ手が目的を伝えやすくなります。

2.名簿・電話番号・シナリオと照合する

次に、聞き取った情報と登録データを照合します。ここで使うのが、登録済みの電話番号リスト・社外名簿・営業時間・会話シナリオなどです。

たとえば社員名簿に同姓の社員がいる場合は、部署などを追加で確認して候補を絞ります。社外名簿では、重要な取引先を直接転送し、迷惑電話番号は着信拒否にする運用も可能です。さらに、営業時間や用件に応じたシナリオを設定しておけば、「誰から・誰宛てに・何の目的でかかってきた電話か」に合わせて次に取る対応を変えられます。

3.取次ぎ・折り返し・終話へ分岐する

照合結果に応じて、設定したルールに沿ってAIが次の対応へ進めます。重要なのは「営業電話か否か」だけでなく、誰がいつ対応するのが適切かまで決めておくことです。たとえば次のような分岐が考えられます。

・担当者が明確な電話は、その担当者へ転送する
・部署やサービスが明確な電話は、対応先へ取り次ぐ
・担当者が不在の場合は、用件と連絡先を記録して折り返しを案内する
・取次ぎ不要の営業電話は、折り返し対応を行い、従業員へ直接つながない
・登録済みの迷惑電話には、着信拒否または案内後に終話する設定を使う

この分岐は、自社の方針に合わせて調整する必要があります。新規問い合わせを重視する企業と、担当者を指名できる電話だけをつなぐ企業では、適したルールが異なるためです。

4.通話内容をテキスト化して担当者へ共有する

AIで電話を仕分けても、必要な内容が社内へ届かなければ、次の対応につながりません。そのため、自動仕分けでは「電話を受けた後」の情報共有まで設計することが大切です。取次ぎを行わない電話も、内容を残せる仕組みがあれば後々確認できます。

折り返しや確認が必要な電話の場合は、受電日時・発信者・用件・連絡先などの共有が必要です。担当者は電話に直接出ていなくても内容を後から確認できるため、折り返しの優先順位も判断しやすくなります。

自動仕分けで業務が止まりにくくなる3つの理由

AI電話の効果は、電話に出る人をAIへ置き換えることだけではありません。業務中断を減らしながら、取次ぎ判断の標準化や受電ルールの改善に活かせる点にあります。

1.社員が着信の一部に直接対応しなくてよくなる

AIが一次受付を担当すれば、社員は必ずしもすべての着信に反応しなくてもよくなります。営業電話や迷惑電話、折り返しで済む問い合わせをAIが受けている間は、本来の業務を続けられるでしょう。

必要な電話だけが取次ぎや通知として届く運用へ変えると、総務担当者が電話番として席に固定される状態も見直しやすくなります。電話をなくすのではなく、人が直接応対する電話を必要なものだけに限定する考え方です。

2.取次ぎの判断を社内ルールとして統一できる

AI電話なら、取次ぎの基準をそろえやすくなります。人が代表電話を受けると、相手の説明を聞きながら「この電話はつないでよいのか」「誰に回せばよいのか」と、その場で判断する場面が生じます。判断は経験や社内知識に左右され、応対に慣れた人へ負担が偏る一因です。

具体的には、「担当者を指名できる場合は取次ぎ」「新規問い合わせは用件を記録」といったルールをシナリオとして設定できます。営業電話を断る心理的な負担も、一部の社員へ偏りにくくなるでしょう。

3.受電履歴を業務改善に活用できる

AI電話のサービスによっては、着信履歴や文字起こしを後から確認可能です。通話内容や履歴が残ると、どのような電話が多いか、どこで折り返しが発生しているかを確認できます。記録から、繰り返しかかる営業電話の番号を見つけられます。

同じ営業電話が続くなら社外名簿への登録を検討し、新規問い合わせの折り返しが多ければ専用フローを整える。履歴を見ながら名簿・通知先・シナリオを調整すれば、運用精度を継続的に高められます。

必要な電話を逃さないために仕分けルールを決める

事務担当Bさん「担当者名がわからない電話を止めると、新規のお客さままで逃してしまいませんか？」

ミライAI編集部「担当者名だけで一律に判断しないことが大切です。『すぐ取り次ぐ電話』『用件を残す電話』『AIで受付を完了する電話』に分け、例外ルールも用意すると運用しやすくなります」

営業電話への対応を減らしたいからといって、担当者名がわからない電話をすべて拒否するのは適切とは限りません。新規顧客は社内の担当者名を知らない状態で電話をかける場合もあります。導入前に電話を種類別に整理し、どの段階から人が対応するかを決めておくと安心です。

1.すぐに担当者へ取り次ぐ電話を決める

既存顧客や取引先など、すぐに人が対応したい電話は取次ぎ対象にします。「担当者名が明確な電話」「重要な取引先」「緊急性の高い連絡」「特定部署への問い合わせ」などが候補です。

重要な電話番号を社外名簿へ登録しておけば、AIの会話を介さず担当者へ直接転送する運用も選べます。

2.用件を記録して折り返す電話を決める

すぐにつなぐ必要はないものの、内容を確認したい電話は折り返しに分けます。「担当者不在の連絡」「新規問い合わせ」「具体的な用件がある担当者不明の電話」「営業時間外の着信」などです。建設業の設備修理の相談や運送業の再配達の問い合わせなど、自社によくかかる電話を当てはめると整理しやすくなります。

AIが会社名・氏名・用件・連絡先を聞き取っておけば、担当者は内容を見てから折り返せます。営業電話か判断しづらい場合も、いったん情報を残せば重要な連絡を一律に遮断せずに済みます。

3.AIだけで受付を完了する電話を決める

着信拒否に登録した番号は自動で即切断されるため、その着信に人が応答する時間を省けます。また、繰り返しかかる営業電話への折り返し対応や、営業時間・休業日の定型案内もAIが引き受けるため、人が直接電話に出る必要はありません。

営業電話への対策としては、担当者名がわからない場合にその場で直接取り次がず、一次受付として折り返し対応に切り替えるルールが効果的です。AIが相手の意図を自動で判別するわけではないため、「どのような条件で電話を振り分けるか」という社内ルールを事前に設定しておくことが大切です。  

4.「担当者名がわからない＝営業電話」と決めつけない

新規のお客さまは、社内の担当者名を知らずに代表電話へ問い合わせる場合があります。担当者名を言えないという条件だけで拒否すると、相談や商談につながる連絡まで受け止められない場合があるでしょう。

担当者名が不明な電話の扱い方には、「直接取り次がずに折り返し用の情報を確認する」方法と、「登録社員を一斉に呼び出す」方法があります。営業電話の多さや新規問い合わせの比率を踏まえ、自社に合う方法を選ぶと安心です。

電話の種類	AIの対応例
担当者を指名する既存顧客	担当者へ取次ぎ	そのまま応対
新規問い合わせ	用件・連絡先を確認	内容を見て折り返し・必要に応じて応対
担当者不明の営業電話	直接取り次がず、用件を確認して受付完了	原則不要。必要に応じて履歴を確認
登録済みの迷惑電話	着信拒否または設定した案内	不要
クレーム・重要な相談	担当部署や人へつなぐフローへ分岐	個別に応対

ミライAIなら仕分け・取次ぎ・通知を一つの流れにできる

AIの受電内容を業務効率化につなげるには、電話に出る部分だけでなく、取次ぎ・折り返し・情報共有までの設計が欠かせません。ミライAIでは、シナリオ・名簿・通知機能を組み合わせて運用できます。

営業電話抑止と取りこぼし抑止を使い分けられる

ミライAIは、担当者名が不明な場合の動きを、直接取り次がずに折り返し用の情報を確認する「営業電話抑止」と、登録社員を一斉に呼び出す「取りこぼし抑止」の2パターンから選べます。担当者名がわかる電話は、社員名簿と照合して呼び出します。

営業電話が多い会社は、まず折り返し受付にして内容を確認し、新規の問い合わせが多い会社は、担当者名がなくても人へつながる余地を残します。

自社に合った仕分けフローを作成できる

ミライAIはテンプレートに加え、会話フローをプログラムを書かずに設定する「ノーコード」でカスタマイズできます。電話の種類は会社ごとに異なるものです。「会社名も聞きたい」「商品名で担当部署を分けたい」「緊急連絡だけ別の担当者へつなぎたい」など、必要な条件を整理しておくと設計しやすくなります。

既存シナリオの編集だけでなく、独自のフローを一から作れます。最初から複雑なシナリオを作る必要はありません。よくある電話から段階的にルール化すると、運用を始めやすくなります。

仕分け結果をメールやチャットですぐ確認できる

ミライAIは、AIが受け付けた着信情報や用件をチャットやメールへ通知できます。折り返しが必要な電話は、内容が担当者へ届かなければ次の対応へ進めません。

通話履歴・録音・文字起こし・要約も確認できるため、担当者が必要な情報を後から振り返れる仕組みです。通知先や会話フローを見直しながら、誰に何を届けるかを整えることが運用改善につながります。

無料デモで小さく試してから運用を検討できる

ミライAIの無料デモでは、実際の聞き取り方や会話のテンポを確認できます。固有の会社名・社員名・商品名がある場合は、契約前に試すと運用をイメージしやすくなるでしょう。

ミライAIは月額4,980円（税別）から利用でき、30日間の無料デモが用意されています。導入実績は650社（2026年6月現在）、継続利用率は99％です。

継続利用率は、業務終了などによる解約を除く、継続3か月以上の利用を対象としています。公式の「AI体験」は、「代表電話取次ぎ」「折り返し」「ChatGPT FAQ/連携」（ChatGPTを使った質問への自動応答など。PROプラン以上の機能）の会話を電話で試せるページです。

どのような流れで自社へかかってくる営業電話を仕分けるのか気になる方は、ミライAIの会話を体験できます。まずはAIによる一次受付の自然さや、用件の聞き取り方を確認してみてはいかがでしょうか。

30日間無料デモ：https://account.miraiai.jp/signup

AI体験：https://www.miraiai.jp/experience/

まとめ

AI電話を入口に置き、取次ぎ・折り返し・受付完了へ分ければ、社員が直接対応する電話を絞り、本来の業務に集中できます。営業電話を人が受けてから断る運用では、通話を短くできても、電話に出る・用件を聞く・取次ぎを判断するという中断は残ります。

まずは、自社への電話を「すぐ取り次ぐ」「用件を残して折り返す」「AIだけで受付を完了する」の3つに分けてみてはいかがでしょうか。整理してみることで、AIへ任せられる範囲や運用のイメージがより明確になります。

営業電話への対応で業務が何度も中断されてお困りの場合は、代表電話AIの「ミライAI」が有効な選択肢です。無料デモや体験電話では、実際の会話や一次受付の流れをお試しいただけます。

代表電話AI「ミライAI」の無料デモはこちら

営業電話の仕分けに関するよくある質問

導入する際は、判断精度や新規顧客の取りこぼし、通話履歴の確認方法などが気になる方も多いでしょう。

Q1.AIは営業電話を100％正確に判断できますか？

A1：ミライAIが営業電話の意図を100％見抜くわけではありません。担当者名・用件・発信番号・社員名簿・社外名簿・設定シナリオを組み合わせ、決めておいたルールに沿って対応を分けます。自社に多い電話の種類を整理し、導入後も履歴を見ながらルールを調整することが大切です。

Q2.新規顧客からの電話まで拒否されませんか？

A2：担当者名が不明な電話を一律に遮断しない設定にしておけば、新規の問い合わせを受け付ける経路を残せます。用件・会社名・氏名・連絡先を聞いて折り返す方法や、人へつなぐフローを設計できます。ミライAIでは、担当者名が不明な場合に、「営業電話抑止」と「取りこぼし抑止」を選択可能です。

Q3.営業電話を仕分けした後、通話内容を確認できますか？

A3：ミライAIでは、通話の文字起こし・要約・通話履歴・録音を確認できます。AIが受け付けた着信情報や用件も、チャットやメールへの通知対象です。履歴を見ながら、着信拒否番号・通知先・会話フローを更新することで、仕分けルールの改善につなげられます。

Q4.現在使っている代表電話でも導入できますか？

A4：導入方法は、現在の電話番号・回線・電話交換機（PBX）などの構成によって異なるため、個別確認が必要です。既存番号からミライAIへ転送する方法のほか、対象エリアの市外局番付き固定電話番号（0AB-J番号）では、番号を変えずに通信事業者を変更する番号ポータビリティも案内されています。利用環境によって適切な構成は変わるため、無料デモや問い合わせ時に、現在の番号・回線・PBXと、希望するAI電話の活用方法を伝えて確認するとスムーズです。